Zadbanie o szybką i zgodną z zamówieniem wysyłkę często wywiera na sklepach ogromną presję. Jeśli chcą sprostać oczekiwaniom klientów, muszą działać bezbłędnie. Nie ma więc mowy o pomyłkach w kompletowaniu paczek, szukaniu produktów w magazynie i przestojach w procesie. Jak najlepiej uporządkować proces logistyczny i jak może pomóc nam system WMS?

Poprawny ruch produktów w magazynie czasem może wymknąć się spod kontroli. Szczególnie ciężko może być określić źródło problemu, jeśli wciąż działamy „analogowo” – w oparciu o papierowe karty zamówień, na których odhaczamy produkty, które już udało się nam skompletować:

Pytanie o system WMS
źródło: Facebook, pytanie na grupie E-Commerce Polska

Jak widać, wciąż wielu sprzedawców korzysta z tradycyjnych metod zarządzania zamówieniami. W mniejszych sklepach takie rozwiązanie może działać. Szczególnie, jeśli mamy zaufanych pracowników, którzy na pamięć znają oznaczenie każdej półki i każdego produktu. Jednak osiągając pewien pułap rozwoju sklepu, ciężko funkcjonować w ten sposób i unikać błędów.

Obecnie to szczególnie ważne, ponieważ szybko rosnący rynek eCommerce wywiera na właścicielach sklepów presję profesjonalizacji. Konieczność spełnienia oczekiwań klientów przy jednoczesnej rotacji kadry, jest jednym z argumentów wdrażania systemów WMS w sklepach internetowych. Według raportu Grand View Research światowy rynek tych systemów będzie do 2025 roku miał wartość 5,25 miliarda USD.

System WMS – standard w każdym rosnącym eCommerce?

Kiedy przekraczamy 1 000 przesyłek w miesiącu, znacznie poszerzamy asortyment lub decydujemy się na działanie w nowym modelu – konieczne jest rozwiązanie, które wesprze nas m.in. w ewidencjonowaniu produktów, monitorowaniu stanów i kompletowaniu zamówień. Tym rozwiązaniem jest WMS system.

eCommerce charakteryzuje niezwykła dynamika i zmienność, sprzedawcy są poddawani ciągłej próbie dostosowania obsługi do coraz bardziej wymagających potrzeb klientów. To z kolei wymusza nieustanną zmianę w procesach zachodzących w magazynie – jednak bez wsparcia odpowiedniego systemu, wydaje się to niemożliwe.
Rafał Szcześniewski, COO i założyciel Omnipack

WMS (ang. warehouse management system) jest narzędziem, które na podstawie danych porządkuje wszystkie prace magazynowe i przekazuje je poszczególnym pracownikom we właściwym czasie. Proces w oparciu o WMS przebiega z uwzględnieniem takich parametrów, jak np.:
– zamówienia priorytetowe,
– rodzaj wysyłki (który kurier przyjeżdża wcześniej, a który później),
– wielkość zamówienia (by np. na koniec dnia nie została jedna, ale duża paczka bez szans na wysyłkę).

Dzięki WMS wszystkie prace w magazynie rozgrywają się automatycznie i nikt nie musi ich kontrolować. Wybierając system warto zwrócić uwagę, czy rzeczywiście wesprze wszystkie newralgiczne punkty na naszym magazynie.

Poniższa tabela pokazuje, jak system WMS wspiera każdy poszczególny etap pracy magazynu:

Przesuń palcem tabelę w prawo, aby zobaczyć całą jej zawartość.
1: Przyjęcie dostaw2: Kompletacja zamówienia3: Weryfikacja i pakowanie
  • weryfikuje zgodność dostawy z zamówieniem (w oparciu o awizację),
  • weryfikuje zgodność kodów EAN/kartotek produktowych;
  • generuje kody kreskowe,
  • rozmieszcza produkty w magazynie wg określonych reguł (np. danej strefy składowania wg tej zasady produkt X zawsze leży w tym samym miejscu lub produkt Y nigdy nie leży bezpośrednio obok Z),
  • kontroluje daty przydatności, nr partii i nr seryjne,
  • generuje powiadomienia dla określonych dostawców, dostaw i produktów.
  • prowadzi zbiórkę towaru wg określonych zasad (FIFO – wg kolejności przyjęć do magazynu, FEFO – wg daty przydatności),
  • prowadzi zbiórkę pojedynczych zamówień lub wielu zamówień jednocześnie,
  • pozwala na zbiórkę zamówienia przez jednego lub wielu pracowników,
  • weryfikuje rodzaj i ilość produktów w trakcie zbiórki,
  • daje możliwość generowania powiadomień dla określonych zamówień, produktów.
  • kontroluje poprawne skompletowanie zamówień,
  • zarządza insertami i gratisami,
  • udostępnia dodatkowe informacje dotyczące pakowania,
  • weryfikuje nr seryjne, daty i nr partii,
  • odpowiada za nadanie paczki.

Natomiast całościowo, w WMS system zarządzania magazynem:
– kontroluje stany magazynowe, automatycznie rozliczając braki i nadwyżki produktów,
– generuje raporty i zestawienia z wykonanych procesów,
– prowadzi inwentaryzację,
– daje możliwość obsługi wielu magazynów.

Jednym słowem jest „mózgiem” wszystkich operacji magazynowych. W rezultacie w magazynie z WMS ilość zastojów i błędów w zamówieniach zostaje praktycznie wyeliminowana, a do klientów trafiają precyzyjnie przygotowane paczki. Dodatkowo WMS agregując dane o każdej operacji staje się źródłem wiedzy do optymalizacji procesów magazynowych.

WMS system: jakie problemy rozwiązuje?

Istnieje pewna pula częstych, powtarzalnych problemów, z którymi mierzą się magazyny bez WMS. Oto lista sytuacji, które często paraliżują pracę magazynu, jeśli nie posiadamy dobrze wdrożonego systemu zarządzania całym procesem.

⚠️ #1 Problem: „Nie mogę znaleźć towaru”

To wbrew pozorom częsty problem, zwłaszcza wśród nowych pracowników. Choć z zasady każdy towar ma przypisaną jedną lokalizację, na którą trzeba go odłożyć, sytuacja zmienia się, gdy półka okazuje się mniejsza, niż liczba przyjętych produktów. Zazwyczaj pracownicy zaczynają układać towar w sąsiednich regałach – wszędzie tam, gdzie jest wolne miejsce. Bez systemu tylko oni wiedzą, gdzie są dane produkty. Pozostali magazynierzy kierują się wyłącznie do tej jednej, wyznaczonej półki, a gdy nie zastają na niej produktu – zgłaszają braki (mimo, że produkt leży tuż obok). W efekcie zamówienie wychodzi z opóźnieniem lub wcale.

Jak system WMS rozwiązuje problem zagubionych produktów?
System WMS śledzi każdy ruch produktu na magazynie, więc możemy dokładnie zobaczyć, ile sztuk jest dostępnych w jednej, a ile w drugiej lokalizacji. Każdy pracownik doskonale wie, gdzie jest druga lokalizacja produktu, bo została ona odnotowana w systemie. Już na etapie przyjęcia nowego zlecenia magazynier nie zostanie skierowany przez system do pustej półki, na której brakuje produktów. Zamiast tego WMS wytyczy mu ścieżkę do miejsca z wystarczającą liczbą produktów do realizacji tego konkretnego zamówienia.

W pracy magazynu niezwykle ważne jest, by dokładnie wiedzieć, gdzie znajduje się każdy produkt – to podstawa optymalizacji pracy magazynu. Na tej podstawie system zarządza pracą magazynierów, kierując ich wyłącznie w te lokalizacje, gdzie towar jest nie tylko na stanie, ale również jest dostępny do wydania – i to w ilościach nie mniejszych, niż te na zbieranym zamówieniu.
Rafał Szcześniewski, COO i założyciel Omnipack

⚠️ #2 Problem: „Sprzedałem produkt, którego nie mam na stanie”

Koordynowanie dostaw i współpraca z dostawcami to bardzo ważny aspekt prowadzenia sprzedaży online. Kiedy zostaje przesunięty termin dostawy, a produkty przychodzą uszkodzone lub nieoznakowane, nie możemy zrealizować zamówienia. Podobnie dzieje się, gdy nie prowadzimy ewidencji stanów magazynowych lub robimy to ręcznie. Bardzo łatwo o błąd, gdy choć raz ktoś zapomni dopisać aktualnego statusu. Bez ewidencji stanów magazynowych pokazujących nam wyraźnie, ile egzemplarzy produktu mamy w sklepie i dochodzi np. do sytuacji, że omyłkowo sprzedajemy coś, czego nie mamy.

Jak WMS system integruje platformę sprzedażową z magazynem?
System WMS przy każdym przyjęciu produktów aktualizuje dane o asortymencie – wiemy, ile mamy braków zwrotów, przyjęć i wydań. Kiedy system połączony jest ze sklepem przesyła do niego status o ilości towaru np. “5 sztuk w magazynie” lub “została ostatnia sztuka” – co często możemy zobaczyć na kartach produktów. W ten sposób możemy automatycznie zarządzać sprzedażą – tworzyć bufory do planowania wolumenów. Klient będzie mógł złożyć zamówienie tylko na te produkty, które mamy na stanie.

⚠️ #3 Problem: „Kompletowanie zamówień zajmuje mi za dużo czasu”

Krążenie między półkami i regałami oraz przeglądane wielu produktów w poszukiwaniu tego właściwego – to częsty problem przy kompletowaniu zamówień. Problem z wydajnością pojawia się, gdy kody kreskowe (lub inne oznaczenia z których korzystamy) śledzimy ręcznie i weryfikujemy je, porównując kod na produkcie z tym na karcie z zamówieniem. Jeśli sprzedajemy wiele podobnych do siebie produktów kompletacja zamówienia może trwać bardzo długo, szczególnie dla osób, które nie znają topografii magazynu i systemu oznaczeń, którego trzeba się nauczyć na pamięć.

Jak system WMS usprawnia kompletowanie zamówień?
Jednym z narzędzi systemu magazynowego są kolektory danych – czytniki, które zarządzają pracą magazynierów. Ich działanie optymalizuje ścieżkę do miejsca składowania: kieruje pracowników po konkretne produkty i precyzyjnie określa miejsce ich przechowywania. Czytnik ma powiadomienia dźwiękowe i może działać w trybie nakazowym (to system decyduje, jakie kolejne zlecenia pojawiają się magazynierowi na urządzeniu). Osoba kompletująca nie musi za każdym razem zerkać na numer, bądź kolor lampki –  o tym, czy wybraliśmy właściwy produkt lub regał, po zeskanowaniu kolektor informuje nas dźwiękowo.

Podobnie dzieje się z kompletowaniem zamówień z różnych części magazynu – jeden rodzaj zamówień jest rozdzielony na kilka osób, które zbierają produkty w swojej strefie i spotykają się w punkcie kompletacji. Kolektory znacznie skracają ogólny czas przygotowania zamówienia (pomiędzy wpłynięciem zamówienia do systemu a jego spakowaniem) oraz podnoszą jakość pracy osób kompletujących zamówienie.

System WMS do magazynów

⚠️ #4 Problem: „Nie wiem, ile mam rozbieżności w dostawie, więc trudno mi ocenić, ile towaru domówić”

Ciężko kontrolować bilans wyjść i wejść produktów w magazynie, kiedy ręcznie przeliczamy asortyment, a następnie nanosimy adnotacje w papierowych dokumentach dostawy. Im więcej rozbieżności w weryfikacji, tym bardziej pokreślony dokument i coraz mniejsza wiedza o tym, co tak naprawdę zostało przyjęte. Zestawienie z dostaw musimy następnie porównać nie tylko z fakturą od dostawcy, ale i z naszym zamówieniem. To zabiera cenny czas, który spędzamy na ustaleniu, czy przyjęte produkty pozwalają obsłużyć wszystkie zamówienia, czy może trzeba je domówić, a klientów poinformować o opóźnieniach (lub zdjąć produkt ze strony sklepu).

Jak system WMS pomaga zarządzać stanem magazynowym?
System WMS zdecydowanie usprawnia cały ten proces. Przyjęcie z jego użyciem opiera się na skanowaniu kodów kreskowych poszczególnych produktów, przez co ryzyko pomyłki zostaje praktycznie wyeliminowane. WMS wskazuje nam, jakie ilości produktu trafią do nas w spodziewanej dostawie, dlatego zaraz po jej przyjęciu otrzymujemy w systemie zestawienie różnic. Potwierdzając rozbieżności możemy automatycznie wygenerować raport dla osób odpowiedzialnych za zakupy lub zwrócić się bezpośrednio do dostawcy z informacją, czego zabrakło w dostawie. W ten sposób nie ryzykujemy, że brakujące produkty pojawią się na stronie sklepu.

⚠️ #5 Problem: „Nowi pracownicy wdrażają się zbyt długo”

WMS w magazynie sklepu, który rośnie naturalnie, potrzebuje większej kadry. Zazwyczaj jednak nowi pracownicy wymagają wdrożenia, co jest bardzo czasochłonne, z racji, że większości elementów pracy należy nauczyć się na pamięć. Przez długi czas nowi pracownicy potrzebują pomocy i nie są samodzielni –  zadają pytania odnośnie lokalizacji i rozpoznawania produktów, co odciąga innych członków zespołu od swoich zajęć i spowalnia pracę całego magazynu. Podobnie dzieje się, gdy doświadczony pracownik zachoruje lub odejdzie z pracy. Bez systemu tracimy całą wiedzę, którą taki pracownik miał „w głowie”. Wszystkie te zmiany kadrowe oznaczają niższą jakość pracy i wyższe koszty utrzymania.

Jak system WMS usprawnia pracę magazynierów?
System jest całkowicie odporny na zmiany kadrowe. Dzięki WMS wdrożenie nowej osoby zajmuje kilka godzin, więc szybko staje się ona wydajnym pracownikiem. System sam “prowadzi” magazyniera i dba, by ten dobrze wykonywał swoje zadania. Praca z kolektorem zamówień w dużej mierze sprowadza się do trybu nakazów i potwierdzeń, więc (przynajmniej początkowo) magazynier nie musi posiadać obszernej wiedzy o towarach i organizacji magazynu. W efekcie skraca się czas wdrożenia pracownika, a produktywność całego magazynu rośnie nawet o 20-30%, przy dodatkowej poprawie jakości pracy.

Czy system WMS to magiczne antidotum? Podsumowanie

Niestety – ale i stety – nie. Mimo rozwoju technologii, wciąż potrzebny jest człowiek. Nawet najlepszy system do magazynu niewiele zdziała w źle zarządzanym obiekcie. Sam system niczego “magicznie” nie poukłada bez opracowanej koncepcji logistycznej, która będzie wdrożona za pomocą tego narzędzia. Niezbędne jest zaangażowanie menadżerów magazynu, wypracowanie strategii i trzymanie się ustalonych przez nich procedur.

***
Przejdź do dwóch kolejnych części cyklu o WMS dla eCommerce:
⏭️ w 2 części podpowiadamy, jak dopasować WMS do działalności, i pokażemy realną kalkulację, w jakich przypadkach system się sprawdzi,
⏭️ w 3 części opisujemy case studies, jak wdrożyć system WMS w dwóch różnych e-commerce.

Chcesz jako pierwszy dowiedzieć się o kolejnych częściach cyklu o WMS?

Dołącz do newslettera aby otrzymać powiadomienie.