Czy system WMS sprawdzi się w realiach każdego magazynu eCommerce? Podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę przed wdrożeniem oraz z jakimi kosztami trzeba się liczyć. Pokażemy, jak przebiega konfiguracja oprogramowania oraz jakich efektów i pułapek możemy spodziewać się w trakcie procesu.

Jeśli  wiemy już, że w naszym magazynie są obszary, które wymagają modernizacji i że system WMS może nam w tym pomóc [pisaliśmy o tym w 1. cz. cyklu o WMS] – kolejny etap to wybór odpowiedniego systemu. Takiego, który sprosta potrzebom naszego magazynu, a jego koszt i wdrożenie będą dla nas osiągalne i opłacalne.

Na początku trzeba wspomnieć, że nie są to ani rozwiązania budżetowe, ani proste we wdrożeniu i konfiguracji. Choć korzyści biznesowe, które osiąga magazyn dzięki WMS są kolosalne – bo wiążą się z oszczędnością czasu i zasobów –  jest to dopiero ostatni etap długiej pracy, zarówno po stronie firmy wdrożeniowej, jak i osób odpowiedzialnych za logistykę w eSklepie.

System systemowi nierówny?

Nie istnieje jeden uniwersalny system WMS, który będzie pasował do absolutnie każdego magazynu eCommerce. Mamy za to jasny podział WMS-ów ze względu na funkcje. Na  rynku możemy natknąć się więc na rozmaite oprogramowania – od wersji “basic” do “super zaawansowanych”, szytych na miarę i stale rozbudowywanych o nowe funkcjonalności.

Biorąc pod uwagę funkcje, jakie oferują programy WMS  – możemy podzielić je na dwie grupy:

Przesuń palcem tabelę w prawo, aby zobaczyć całą jej zawartość.
WMS z podstawowymi funkcjamiWMS, oferujący zaawansowane rozwiązania (wymagający większych inwestycji)
  • przyjęcie dostaw,
  • kompletacja,
  • pakowanie,
  • inwentaryzacja i administracja stanów.
  • Funkcje wersji podstawowej oraz:
  • różne strategie kompletacji,
  • współpraca z automatyką magazynową,
  • zaawansowane narzędzia kontroli i raportowania.
Wybrane firmy specjalizujące się w systemach WMS:

Co każdy sprzedawca powinien wiedziedzieć o WMS?

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu WMS, warto liczyć się z potencjalnymi przeszkodami, oto najczęstsze z nich:

  1. WMS = wdrożenie tylko przez eksperckie firmy

Czy średniemu eCommerce, który sprzedaje kilka tys. produktów wystarczy podstawowa, najprostsza wersja systemu WMS? Nie, w żadnym wypadku.

Dlaczego odradzamy podstawowe WMS-y, które dostawcy konfigurują w kilka dni lub wręcz przenoszą konfigurację na stronę zamawiającego? Firmy, które handlują różnymi systemami i mają w swojej ofercie wiele programów, powinniśmy omijać szerokim łukiem. Systemy WMS to zaawansowane narzędzie informatyczne, które musi być wdrażane do magazynu przez zespół specjalistów – informatyków i logistyków, którzy mają doświadczenie w planowaniu procesów magazynowych. WMS zawsze jest personalizowany – nie istnieją przecież dwie identyczne przestrzenie magazynowe, ani dwa identyczne procesy.

Właśnie dlatego żadne uniwersalne narzędzie, które działa na zasadzie wgrywania oprogramowania nie spełni roli “mózgu magazynu”. WMS nie przypomina np. programów graficznych, kiedy po wykupieniu licencji i zainstalowaniu, możemy korzystać ze 100% ich funkcjonalności.

  1. WMS = czasochłonna konfiguracja

Jeśli gotowe systemy WMS nie istnieją, to trzeba liczyć się z potrzebą rozbudowanej i żmudnej konfiguracji. Niestety, nie trwa ona tygodnia, czy miesiąca – dostrajanie funkcji do procesów na magazynie może trwać nawet kilka miesięcy. Warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy mój biznes i zespół jest na to gotowy? Proaktywna postawa zespołu eSklepu to podstawa udanej współpracy z wdrożeniowcami WMS – co będzie utrudnione, jeśli ludzie zajmują się “gaszeniem pożarów”.

  1. WMS = początkowo zaniżona wydajność magazynu

Zanim WMS zostanie poprawnie skonfigurowany, pierwsze 1-2 miesiące niemal zawsze wiążą się z ze spadkiem produktywności operacji magazynowych. Wdrożenie optymalnego systemu do zarządzania zamówieniami jest wypadkową prób i błędów – do chwili, aż proces zostanie idealnie zaprojektowany, trzeba przygotować się na pewne straty.

Wynika to z konieczności wdrożenia  zespołu w nowy system oraz dostrajania samego oprogramowania (poprawa parametrów, dopasowanie strategii pickingowej, być może uwzględnienie scenariusza, który został pominięty na etapie wdrożenia). Choć są elementy nieuniknione, to w dłuższej perspektywie działania magazynu z WMS zostają zrekompensowane np. przez skrócony czas kompletowania przesyłek o ok. 20%.

  1. WMS = brak miejsca na pomyłki

Wybierając konkretnego dostawcę WMS i rodzaj systemu ze sprecyzowanym zakresem funkcjonalności powinniśmy liczyć się z tym, że podejmujemy decyzję na lata. Potem, gdy nagle zdamy sobie sprawę, że pewne funkcje są zbędne lub niewystarczające (chcielibyśmy dodać do nich np. obsługę zwrotów) – jest za późno. Zmodyfikowanie konfiguracji systemu to później dodatkowe, często niemałe koszty. Przy źle dobranym systemie, wdrożenie nowego pomysłu może wymagać całego developmentu – będzie to kosztowne i czasochłonne, a dodatkowo zwiększy koszty serwisowania systemu.

Jednym słowem musimy mieć pewność co do partnera i formy wybranego systemu, że w 100% sprostają naszym celom biznesowym, również tym dalekosiężnym.

  1. WMS = obowiązkowa inwestycja

Warto, byśmy mieli świadomość, że w każdym przypadku posiadanie własnego systemu WMS, w tym wdrożenie, konfiguracja i późniejsze utrzymanie magazynu jest kosztowne. Co więcej, inne oprogramowanie nadaje się dla sklepu, który jest w fazie rozwoju, a inne dla takiego, który obsługuje kilkanaście tysięcy zamówień w miesiącu.

Na jakie koszty powinniśmy się przygotować?

Chociaż bardzo chcielibyśmy dać jednoznaczną odpowiedź – nie możemy. Trudno jednoznacznie oszacować koszty wdrożenia WMS – np. w przeliczeniu na paczkę. Jednak pewne jest to, że działający system dodaje wartości, gdyż optymalizuje pracę w całym magazynie . Zajęć do zrealizowania musi być więc odpowiednio dużo (bez tzw. wolnych przebiegów). Podobnie,  jeśli zamiast zespołu, mamy tylko jednego magazyniera, ciężko mówić o optymalizacji jego pracy i procesów w magazynie.

Koszty, które poniesiemy wdrażając WMS, dotyczą:

  • licencji (na korzystanie z danego WMS’a),
  • infrastruktury magazynowej,
  • wdrożenia oraz utrzymania systemu (które w dużej mierze jest niezależne od wolumenu).

#1 Scenariusz kosztów: 10tys.+ paczek miesięcznie

W sytuacji, gdy część pracy magazynowej jest po stronie naszego zespołu, koszty wdrożenia najprostszego, funkcjonalnego systemu WMS wynoszą od 40 000 do 80 000 zł. Ta duża rozbieżność wynika z wyboru konkretnego systemu, dostawcy oraz koniecznych do wykonania integracji.

To koszty podstawowe, a sam system wymaga utrzymania – dlatego ok. 15-20% od kwoty podstawowej co miesiąc musimy przeznaczyć na: licencje, serwer i support, (samą licencję oczywiście można wykupić od razu lub uzyskać pozwolenie na jej odpłatne użytkowanie w formie “abonamentu”). Jeśli w naszym zespole mamy wykwalifikowanego pracownika, który sprawnie porusza się w systemie i większość obowiązków wykonuje sam (np. przestawia asortyment, planuje rozmieszczenie etc.), to WMS w tym przedziale cenowym sprawdzi się w eCommerce, które obsługuje kilkanaście tys. paczek w miesiącu.

Wraz z rozwojem sklepu, koszty licencji będą wzrastać, a biznes będzie wymagał od nas inwestycji w lepszy i szybszy serwer, czy nowe kolektory danych.

Ta symulacja kosztów dotyczy wyłącznie sklepów obsługujących kilkanaście tysięcy paczek – jeśli chcemy wprowadzić system w takiej konfiguracji do sklepu wysyłającego kilka tys. paczek w miesiącu – koszt w przeliczeniu na paczkę sprawi, że przestaniemy być rentowni.

#2 Scenariusz kosztów: 3 000 – 4 000 paczek w miesiącu

W eCommerce w tym rozmiarze, wdrożenie obejmujące konfigurację systemu, zakup infrastruktury (w tym kolektorów danych, komputerów, sieci wi-fi etc.) można oszacować na 35 000 – 40 000 zł.

W magazynach średnich sklepów, opłaty licencyjne najlepiej regulować miesięcznie (nie wymagają one zakupu licencji, ale pozwolenia na jej użytkowanie). Dochodzi do tego dzierżawa serwera i support (zarówno systemu WMS i serwera).

W sumie miesięczne koszty utrzymania WMS wynoszą ok. 8 000 zł. Ale musimy pamiętać, że są to koszty zmienne –  w chwili zwiększenia obsługiwanego wolumenu wymagany jest zakup nowej infrastruktury oraz kolejnych licencji.

Pojawiają się również koszty dodatkowe zewnętrznej integracji z:

  • platformą sprzedażową eSklepu,
  • systemami firm kurierskich.

#3 Scenariusz kosztów: mniej niż 3 000 paczek w miesiącu

Przy takim wolumenie nie zalecamy wdrażania systemu WMS. Jednak jeśli widzimy wiele obszarów wymagających usprawnień, gdzie system WMS wydaje się idealnym rozwiązaniem – warto zastanowić się nad operatorem logistycznym. Alternatywą może być fulfillment, który w ramach outsourcingu daje możliwość korzystania z WMS (operator logistyczny działa na sprawdzonym i skonfigurowanym już systemie).

Dla porównania, fulfillment ma niemal identyczne koszty, jak miesięczna inwestycja średniego eCommerce we własny WMS – nie uwzględniając opłat za wdrożenie. To już na starcie pozwala sklepowi na oszczędność rzędu 35 000 – 40 000 zł. Sklep zdejmuje z siebie m.in. konieczność wielomiesięcznej konfiguracji z firmą wdrożeniową i nie musi lokować swoich zasobów do wdrożenia projektu. To dodatkowo stwarza szansę na skalowanie biznesu.

Zestawienie korzyści i pułapek, jakie niesie ze sobą własny WMS okazuje się znaczną barierą dla wielu, nawet dobrze zorganizowanych eCommerce. Dlatego tak istotna jest świadomość nie tylko możliwości systemu, ale i autentycznej kalkulacji kosztów,  które będziemy musieli ponieść.

***

⏭️ Przejdź do ostatniej 3 cz. cyklu o WMS, w której pokazujemy case studies wdrożenia systemu w dwóch różnych e-commerce.

Chcesz jako pierwszy dowiedzieć się o kolejnych częściach cyklu o WMS?

Dołącz do newslettera aby otrzymać powiadomienie.