Półmetek wakacji to bardzo spokojny czas w wielu firmach – klienci wypoczywają, ilość zamówień spada. To też więcej czasu, który możemy poświęcić na obszary zazwyczaj odkładane na dalszy plan np. porządek w magazynie. Wprawdzie został już niecały miesiąc, ale wciąż jest parę rzeczy, którymi zdążysz się zająć przed powrotem “do normalności”.

W codziennej pracy i natłoku zamówień, często brakuje czasu i mocy przerobowych, by ulepszać sklep i testować nowe rozwiązania. Dlatego okres wakacji, to dobry moment by uporządkować magazyn lub wprowadzić rozwiązania, które – w „gorącym” okresie jesienno-zimowym – zaowocują wartością dodaną i pozwolą wyprzedzić konkurencję.  

Zapanuj nad chaosem – uporządkuj magazyn

Utrzymanie nienagannego porządku w magazynie to ciężka praca, ale kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania sklepu. Okres mniejszej sprzedaży to dobry moment na większe porządki i reorganizację. Już przy średniej skali działalności, gdy na składowanie towarów przeznaczamy 100 – 200 m2, odpowiednia organizacja przestrzeni sprawi, że praca będzie wydajniejsza, a jej wyniki bardziej wymierne. Przy okazji, przeprowadzając inwentaryzację, pomyśl o wyprzedaży zalegającego dłuższy czas towaru.  

#1 Porządek dzięki taktyce 5S

Kluczem do uporządkowanego magazynu jest przejrzystość. Nie chodzi o estetykę, a o efektywne i bezpieczne wykorzystanie całej dostępnej powierzchni. Przydatna może okazać się taktyka 5S, czyli:

  • Sortowanie – w pierwszej kolejności pogrupuj produkty według: sposobu i infrastruktury składowania, gabarytów, kompletowanych setów, „popularności” (częściej zamawiane rzeczy powinny być pod ręką).
  • Systematyka – określ obszary składowania produktów, z uwzględnieniem różnych kategorii i odpowiednio je zlokalizuj. Przy planowaniu weź pod uwagę kubaturę budynku i ciągi komunikacyjne, tak aby maksymalnie usprawnić przyjmowanie i wydawanie towarów.
  • Sprzątanie – pozbądź się wszystkich niepotrzebnych przedmiotów lub starych produktów, które już nie trafią do sprzedaży.
  • Standaryzacja – odpowiednio oznakuj miejsca składowania produktów oraz same produkty. Przypilnuj, aby każdy z nich miał swój indywidualny kod przypisany do konkretnej lokalizacji.
  • Samodyscyplina – zrobić porządek to jedno, ale utrzymać go jest znacznie trudniej. Pamiętaj, że każda rzecz w magazynie ma swoje wyznaczone miejsce, na które zawsze musi zostać odłożona. 

#2 Inwentaryzacja materiałów do pakowania

Materiały do pakowania są niezbędne w każdym sklepie wysyłkowym, jednak ich koszty można zoptymalizować. Sprawdź, czym dysponujesz: przyjrzyj się kartonom, kopertom, wypełniaczom i taśmom – czy ich rodzaje i rozmiary są dostosowane do produktów, które wysyłasz. Może warto zastanowić się nad ich standaryzacją. Tutaj znajdziesz listę i cennik najbardziej przydatnych, standardowych rozmiarów opakowań (PDF) >>  Rezygnując z niektórych oszczędzasz również przestrzeń magazynową. A przy hurtowych zamówieniach, np. pudełek w jednym rozmiarze, masz większą szansę na wynegocjowanie zniżek.

Następnie zajmij się stanowiskiem do pakowania i zastanów się nad jego organizacją. W rozwijających się sklepach często na drodze rozwoju staje w pewnym momencie brak czasu i mocy przerobowych. Oprócz zwiększenia zatrudnienia, zastanów się nad usprawnieniem samego procesuSprawdź:

  • czy wszystkie potrzebne materiały i narzędzia znajdują się pod ręką,
  • czy właściwie monitorujesz zapasy, aby z wyprzedzeniem uzupełnić wyczerpane zasoby,
  • czy opakowania, z których korzystasz są proste „w obsłudze” np. czy kartony są łatwe do złożenia,
  • czy pracownicy mają łatwy dostęp do instrukcji pakowania niestandardowych paczek. 

Rozważ również instalację monitoringu przy stanowisku pakowania – nie tylko w celach bezpieczeństwa, ale także aby dokładnie przeanalizować ewentualne błędy przy przygotowaniu przesyłek, a następnie przeprowadzić szkolenie, które je wyeliminuje. Może się okazać, że oszczędzimy w ten sposób ilość zużytych materiałów oraz czas i energię pracowników. Co więcej takie nagrania to materiał dowodowy, gdy klienci reklamują niekompletne przesyłki.

#3 Bezpieczeństwo

Wprawdzie o BHP należy troszczyć się zawsze, a nie tylko gdy mamy na to czas, jednak nie zmarnuj tej okazji. Wykorzystaj ten czas, aby dogłębnie skontrolować: czy materiały są odpowiednio składowane, czy nie ma ryzyka samozapłonu lub zaprószenia ognia. Poświęć dłuższą chwilę instalacjom i niezbędnemu wyposażeniu np. gaśnicom. Zadbaj o swobodny dostęp do hydrantu. Przeprowadź solidny przegląd stanu technicznego wszystkich urządzeń i sprzętu wykorzystywanego do bieżącej pracy. Oczywiście sprawy związane z dokumentacją typu ubezpieczenia, uprawnienia, ważność legalizacji, itd. powinno się śledzić na bieżąco. Ale dodatkowa weryfikacja jest jak najbardziej wskazana. Rozważ dodatkowe zabezpieczenia: system alarmowy, monitoring wewnętrzny i zewnętrzny, usługi firm ochroniarskiej.

Zbadaj nowe usługi 

Nieco więcej przestrzeni w naszym kalendarzu pozwala również znaleźć czas na research i inspirację, otworzyć się na nowe rozwiązania, które wcześniej spychaliśmy gdzieś na tył głowy lub notowaliśmy na rosnącej liście pt. „Pomysły”. To idealny czas, by je przetestować – nawet jeśli coś pójdzie niezgodnie z naszym planem, nie odbije się to aż tak bardzo na naszym biznesie, jak gdybyśmy wprowadzili te nową opcję w okresie wzmożonego ruchu w sklepie. Poniżej parę propozycji:

#4 Nowości w dostawach

  • Same-day delivery – w okresie wakacyjnym możemy wprowadzić testowo usługę dostawy tego samego dnia i sprawdzić czy jest tym, czego oczekują nasi klienci. Chociaż mówi się, że same-day delivery to rosnący trend, klienci wielu branż nie są skłonni dopłacać dodatkowo za tę ekspresową formę dostawy.
  • Wieczorny kurier – w niektórych dużych miastach firmy kurierskie oferują opcję wieczornego kuriera. To również opcja, którą możemy przetestować, zwłaszcza jeśli prowadzimy biznes w okolicach Warszawy.

#5 Nowe usługi lub design

#6 Komunikacja z klientem – przedłużenie logistyki

  • Chat lub wtyczka call-back – zautomatyzowane, szybkie sposoby kontaktu z klientem są świetnym rozwiązaniem na czas urlopowy – możemy w ten sposób wstępnie rozwiązać problemy klientów, zanim zajmie się nimi uszczuplony w tym czasie zespół obsługi. Oczywiście rozwiązanie może zostać z nami na dłużej – na pewno przyda się w gorącym okresie Black Friday i świątecznych zakupów.
  • Badanie satysfakcji – korzystając z czasu, którym teraz dysponujemy, możemy przeprowadzić proste badanie satysfakcji z naszych usług, pytając o dostępne formy i czas dostawy, zadowolenie z kurierów, sposobów płatności, zapytać o pożądane usługi dodatkowe itd.

Pomyśl o większej skali 

Prawie każdy sklep internetowy przechodzi przez fazę, którą nazwaliśmy Death Valley. To okres rozwoju sklepu, w którym sprzedaż i grono klientów zaczyna systematycznie i znacząco rosnąć, musimy więc się profesjonalizować, żeby walczyć z konkurencją i przetrwać na rynku. Logistyka jest zaś barometrem rozwoju firmy – nabiera rozpędu wraz ze wzrostem obrotów, ale nieefektywna może być przyczyną zahamowania rozwoju. Wakacje to świetny czas, by zamienić procesy związane z magazynowaniem towarów, obsługą dostaw i zwrotów w trampolinę wzrostu dla naszego sklepu. 

#7 Automatyzacja procesów

Przyjrzyj się narzędziom do automatyzacji procesów – możesz zainwestować np. w magazynowy system informatyczny (WMS – ang. Warehouse Management System). Program wspiera magazynowanie, zarządzanie lokalizacjami i pomaga potwierdzać stany magazynowe. Z reguły system WMS to dość duża inwestycja (zarówno budżetowa, jak i czasowa) i należy samodzielnie ocenić, czy jego wdrożenie nie skomplikuje za bardzo codziennej pracy. Więcej o kosztach wdrożenia systemu WMS pisaliśmy w tym artykule >>

Przy większych magazynach możemy pokusić się o pełną automatyzację i mobilne terminale (lub wciąż dopracowywane aplikacje na smartfony), na mniejszych powierzchniach wystarczy komputer stacjonarny i wydruki z systemu. Skromniejsze magazyny posługują się również kartotekami w postaci tabeli, zawierającej informacje o produkcie, kodzie kreskowym i EAN oraz lokalizacji.

#8 Wybór partnerów zewnętrznych

Ogromny, nowoczesny magazyn wypełniony po brzegi towarami to marzenie niejednego właściciela e-commerce. Jednak bardzo często inwestowanie w większą przestrzeń, infrastrukturę i opłacanie dodatkowych pracowników to zamrożenie dużej części gotówki, a nie mamy gwarancji zwrotu z tej inwestycji. Dlatego większość sklepów rezygnuje z samodzielnego magazynowania, pakowania i wysyłania przesyłek, outsourcując ten obszar działalności. To nie tylko oddanie najbardziej czasochłonnej pracy, ale też skalowalność biznesu, dzięki zamianie kosztów stałych na zmienne. Lato to dobry okres przy zastanowić się nad wyborem operatora logistycznego i przeanalizować dostępne na rynku oferty. Co więcej, podejmując w tym czasie decyzję o współpracy, mamy jeszcze wystarczająco czasu na onboarding, integrację systemów i testy, zanim sprzedaż zacznie pikować w górę.  Tutaj znajdziesz dokładną checklistę, jak porównywać oferty operatorów logistycznych >> 

Podsumowanie

Chociaż powyższa lista rzeczy do zrobienia nie jest długa, może się okazać, że na ich realizację potrzeba co najmniej dwa razy dłuższych wakacji. Zanim zakaszesz rękawy, przeanalizuj swoją sytuację i zacznij od obszarów, które Twoim zdaniem są najsłabsze i przyniosą najszybsze efekty. Przy realizacji planów rozdziel listę zadań na współpracowników lub znajdź profesjonalnych partnerów do pomocy – naładowane akumulatory z pewnością przydadzą się w nadchodzącym sezonie.